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Software e cambiamento organizzativo.



Come visto in un precedente articolo "scegliere il software giusto" inserire o sostituire il software gestionale nelle aziende è un'operazione delicata, in quanto le procedure previste dal software possono impattare (lievemente o pesantemente) sulle abitudini organizzative esistenti.

Che cosa succede, quindi?
Prendiamo in esame due casi tipici:

  • L'azienda mantiene le proprie abitudini organizzative (in tutto o in parte) nonostante l'innovazione di processo effettuata ;
  • L'azienda "accetta" il cambiamento e, in fase di start up, investe tempo e energie economiche nell'integrazione tra software e organizzazione, dimostrando di credere nell'innovazione di processo; ma dopo un primo periodo intenso abbandona la strada intrapresa.

Il primo caso (molto frequente) genera nell'azienda che ha acquistato il software una clamorosa insoddisfazione per l'investimento effettuato. "Il software non fa quello che vogliamo", "lo utilizziamo solo per alcune funzioni, non per altre", "è troppo rigido, ci fa perdere tempo" sono alcune delle frasi più ricorrenti, che sottolineano tale insoddisfazione. Risulta chiaro che l'investimento non viene considerato produttivo.
La fiducia si incrina irreparabilmente e si cerca un nuovo software più adatto, con il rischio di ritrovarsi, dopo un po' di tempo nella stessa situazione.

Quali sono i motivi di questo fallimento, in cui né l'azienda né la software house hanno raggiunto i propri obiettivi?

Principalmente sono di natura culturale: da un lato le software house focalizzano la loro offerta esclusivamente dal punto di vista delle funzionalità del prodotto, "dimenticandosi" che uno strumento, da solo, senza persone che lo sappiano sfruttare al meglio, non serve a niente. A cosa serve un elicottero senza brevetto di volo? E non solo. Si "dimenticano" anche di dire che sfruttare al meglio le funzionalità del software può (anzi deve) portare a dei miglioramenti organizzativi interni, in quanto viene trasferito nell'azienda un vero e proprio metodo di lavoro che ha bisogno di tempo per entrare a regime e dispiegare così i suoi effetti positivi.

Dall'altro le aziende, per abitudine, si informano solo sulle funzionalità, approfondiscono solo l'aspetto tecnico, "dimenticandosi" anche loro che dietro uno strumento ci sono persone che lo devono sfruttare al meglio per ottenere maggiore produttività ed efficienza e che, molto spesso, devono essere dedicati tempo e energia a questo obiettivo. Anche a costo, talvolta, di cambiare ruoli e responsabilità all'interno della propria organizzazione. Se questo non accade si crea un gap tra risultati attesi e realtà difficilmente colmabile, che genera, come detto, un alto grado di insoddisfazione.

Il secondo caso comprende le situazioni nelle quali sia la software house che propone il prodotto sia l'azienda che lo acquista hanno ben presente che è necessario affrontare il problema di gestire l'integrazione tecnica con l'organizzazione e il personale. Non è un caso infatti che, in fase di start up, si ponga la necessaria attenzione a comporre le funzionalità del software sulla fase della propria organizzazione (cioè sulla base delle proprie e reali esigenze) e si ponga particolare enfasi sul programma formativo tecnico necessario a sfruttare al meglio lo strumento che si è acquistato.

Le aziende più strutturate (capitalizzate e organizzate) conoscono perfettamente il problema relativo al mettere in grado le proprie risorse umane di rendere al meglio, aumentando le performance di produttività e di efficienza. Per questo sono disposte a investire tempo e energie economiche in formazione tecnica iniziale.
Le software house, di conseguenza, saranno in grado di offrire (oltre ai servizi di supporto remoto) "pacchetti formativi" tecnici più o meno approfonditi per soddisfare le esigenze del proprio cliente e, nel contempo, "rassicurarlo" sul fatto che, in poche ore, il personale sarà perfettamente in grado di far fronte a tutti i problemi che si presenteranno.

Perché allora si presentano nuovamente dei problemi, magari dopo un po' di tempo, se non proprio all'inizio come nel primo caso? Perché il rapporto di fiducia si può incrinare nonostante gli sforzi iniziali?

"Perché devo pagare per questo servizio aggiuntivo?", "non sono soddisfatto delle funzionalità", "l'assistenza non è adeguata", sono alcune delle frasi più ricorrenti.

Il motivi di questa insoddisfazione risiedono ancora una volta in aspetti culturali: ci si concentra esclusivamente sulle funzionalità del programma e sul loro utilizzo da parte del personale. E lo si fa solamente all'inizio del rapporto di fornitura. Non si tiene in minimo conto il fatto che le esigenze di un'azienda possono mutare, in breve tempo. Infatti un'azienda cresce, cambia il personale in entrata e in uscita, ha nuove opportunità.

Di conseguenza è costretta, se vuole rimanere competitiva, ad assecondare rapidamente il cambiamento. In particolare, riguardo al nostro argomento, deve tenere in considerazione che l'assetto organizzativo e l'integrazione dello stesso con gli strumenti software in dotazione non è immutabile ma, al contrario è dinamico, e si deve adattare alla nuova realtà.

Per questo motivo risulta assolutamente insufficiente l'approccio tradizionale delle software house che si limitano a fornire la formazione tecnica solo all'inizio del rapporto contrattuale. Sarebbe più utile che il programma di formazione tecnica fosse continuativo, in ragione del turnover del personale, delle innovazioni tecnologiche, della crescita dell'azienda.

Ma c'è di più: queste problematiche non si possono affrontare solo con la formazione tecnica. È assolutamente evidente che risulta più che mai necessario un approccio nuovo, di stampo più consulenziale, nel quale si condividano i metodi di lavoro, si stabiliscano insieme gli obiettivi da raggiungere e si stabilisca un iter operativo e organizzativo volto al raggiungimento degli obiettivi comuni.

Condividere le esperienze, tracciare un percorso con responsabilità condivise, offrire e usufruire di strumenti e servizi realmente utili e efficaci, migliorare facendo rete risulta essere il modo migliore di affrontare il cambiamento, cioè di rimanere competitivi.

I consulenti Tecno Soft oltre a configurare il software sulla base delle reali esigenze aziendali, possono monitorare il processo di implementazione informatica, seguire step by step la trasformazione dell'organizzazione, formare il personale sia dal punto di vista tecnico sia dal punto di vista dell'efficienza dei processi gestionali, affiancare periodicamente l'azienda nei cambiamenti necessari per affrontare le nuove sfide del mercato, fornire supporto motivazionale per il personale dell'azienda al fine di rendere l'informatizzazione un vero vantaggio competitivo.

I consulenti tecnici e di organizzazione aziendale Tecno Soft sono a disposizione per ulteriori chiarimenti in merito.

 

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