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Le 8 regole da tenere presenti per non commettere errori nel processo di scelta del software gestionale.



Abbiamo finalmente messo a budget l’investimento per l’acquisto di un nuovo software gestionale e abbiamo capito che non è una questione meramente tecnica, ma di impatto sull’organizzazione dell’azienda.

Se da una parte questa nuova prospettiva ci tranquillizza perché sappiamo che molto probabilmente sceglieremo più appropriatamente il software, dall’altra non sappiamo da che parte iniziare, siamo sicuri che la software house capirà esattamente quello che vogliamo? Come possiamo trasmetterglielo in modo più chiaro e preciso possibile?

Nessun problema, tenendo ben presente che il software gestionale è una soluzione informatica che contribuisce ad aumentare i profitti attraverso una riduzione di alcuni costi, aumentando l’efficienza e quindi la produttività,  è sufficiente seguire queste semplici regole per evitare spreco di tempo e di denaro nella ricerca del software e del partner giusto.

  1. Chiediamo alle software house selezionate come sono solite procedere per presentare i loro prodotti e servizi. Come si può presentare un software gestionale senza nemmeno sapere come si svolge il nostro lavoro?. Quindi la regola n. 1 è quella di prendere in considerazione solo le case di software che per prima cosa cercano di capire seriamente con chi stanno parlando.
  2. Regola n. 2: Dobbiamo avere le idee chiare, è fondamentale presentarsi al primo incontro conoscitivo con un bel diagramma di flusso che mostri a grandi linee la nostra attività, il nostro lavoro, in sintesi la nostra organizzazione allo stato attuale e come vorremmo che fosse. Esempio: “Attualmente non riusciamo in modo veloce a dare risposte certe ad un cliente che, ad esempio, ci chiede quando su un determinato mezzo è stato effettuato un determinato lavoro. Sarebbe interessante disporre di uno strumento in grado di dare queste informazioni con un click, senza dover scorrere le maschere del programma alla ricerca di un lavoro fatto magari 6 mesi o un anno prima”.
  3. Seguiamo lo stesso metodo per rispettare la regola n. 3: analizziamo le relazioni con le figure esterne all’azienda, clienti, fornitori,agenti. Non diamo per scontato che il nostro metodo di lavoro sia il migliore, cerchiamo di capire se effettivamente lo è confrontandoci con il metodo proposto dalla software house.
  4. Regola n. 4. Ogni azienda, quindi anche la nostra, può avere possibilità di crescita e di sviluppo unici. E necessario perciò verificare che il software si adatti alle nostre richieste attuali e future.  Capire le possibilità di evoluzione e flessibilità del software.
  5. In azienda utilizziamo  software di produttività come il pacchetto Office. Verifichiamo concretamente che ciò che ci viene proposto sia un software aperto al mondo esterno e quindi integrabili con altre tecnologie, facile integrazione e nterfacciabilità.
  6. La riduzione di produttività nella nostra azienda è spesso legata all'uscita dei dipendenti qualificati che si estrinsecano nell'aumento pro capite dei carichi di lavoro, nella perdita delle conoscenze complessive delle unità di lavoro e nella possibilità concreta di rendere insoddisfatti i propri clienti. La periodicità degli aggiornamenti e la modalità di erogazione degli stessi, Il supporto tecnico e la formazione sono aspetti di importanza preminente da considerare. Regola n. 6: Verificare le metodologie di supporto e di formazione, la disponibilità ad implementare piani di formazione continuativi anche per verificare la rispondenza del software ai metodi di lavoro adottati.
  7. Regola n. 7:Chiedere referenze. Possibilità di ottenere, nel rispetto della privacy, informazioni direttamente da aziende che si occupano di business simili al proprio e che hanno adottato la stessa soluzione gestionale.
  8. Regola n. 8: Valutare l’azienda che fornirà il software, con particolare riguardo all’ esperienza, alla specializzazione, alla presenza di eventuali certificazioni. Individuazione delle figure professionali del team che seguirà l’azienda. Non sono necessari solo programmatori, ma anche  analisti funzionali e consulenti aziendali.

A questo punto siamo pronti per una demo (dimostrazione del prodotto) che dovrà essere incentrata su ciò che maggiormente interessa.

In sintesi analizzare bene ogni aspetto della tua azienda e ogni opportunità rispettando le regole che ti abbiamo indicato può farti risparmiare tempo prezioso nell’individuare il gestionale ed il partner giusto. Sarai certo che il software scelto non trascurerà nessuna esigenza fondamentale della tua attività e costituirà un concreto strumento di lavoro in grado di sostenere ogni sviluppo.La differenza tra una buona e una cattiva soluzione informatica passa soprattutto attraverso l’aderenza della stessa rispetto alle attività aziendali.

Una nota la merita anche la Valutazione del prezzo. E’ consigliabile la massima prudenza nella valutazione di software freeware o economiche (Un prezzo troppo basso potrebbe essere indice di scarso supporto di sviluppo del prodotto, poche funzioni … ), open source (poco sicura e priva di supporto) o sovradimensionate rispetto alle necessità aziendali. E’ importante capire cosa comprende il prezzo. Una parte rilevante di questo deve essere investito in formazione. Se si vuole ottenere uno sconto è bene farselo concedere sulle licenze d’uso piuttosto che sulla formazione. Il prezzo basso in questo tipo di investimenti non è quasi mai sintomo di qualità.

I consulenti Tecno Soft oltre a configurare il software sulla base delle reali esigenze aziendali, possono monitorare il processo di implementazione informatica, seguire step by step la trasformazione dell'organizzazione, formare il personale sia dal punto di vista tecnico sia dal punto di vista dell'efficienza dei processi gestionali, affiancare periodicamente l'azienda nei cambiamenti necessari per affrontare le nuove sfide del mercato, fornire supporto motivazionale per il personale dell'azienda al fine di rendere l'informatizzazione un vero vantaggio competitivo.

I consulenti tecnici e di organizzazione aziendale Tecno Soft sono a disposizione per ulteriori chiarimenti in merito.

 

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